Policy för personuppgifter

1. Syfte

Denna personuppgiftspolicy förklarar hur Sotea behandlar personuppgifter som samlas in på webbplatserna där innehållet administreras av Sotea A/S och Sotea AB.

2. Uppgiftsansvarig

Registeransvarigt företag är:

Sotea A / S
Højbovej 1A
DK-8600 Silkeborg
CVR. 10085225

3. Personlig information

Personlig information täcker all information som kan användas för att identifiera en person, inklusive, men inte begränsat till, för- och efternamn, ålder, kön, hem eller annan fysisk adress, e-postadress eller annan kontaktinformation, oavsett om den är relaterad till den personens privata hemvist eller arbetsplats.

Som en allmän regel kan du komma åt webbplatsen utan att berätta för oss vem du är eller lämna personlig information om dig själv.

Vi behöver dock viss personlig information för att samarbeta med dig och tillhandahålla relevant kommunikation till dig.

Vår webbplats samlar in och behandlar information om dig när du:

Navigerar på webbplatsen
Skickar en fråga via webbplatsen
Anmäler dig till vårt nyhetsbrev
Laddar ner material från webbplatsen
Registrerar dig för seminarier och andra evenemang
Registrerar dig för vår webbshop
Skickar en ansökan

Via vår webbplats samlar vi bara in den personliga information som krävs för att tillhandahålla den tjänst du begär.

Vi samlar in denna information för att:

Ge dig en mer personlig upplevelse
Förbättra och optimera våra webbplatser
Förbättra vår kundservice
Kommunicera med dig på ett relevant sätt
Skicka och fakturera produkter du beställer i webbshoppen

4. Cookies

Soteas webbplatser samlar in och använder cookies så att vi kontinuerligt kan förbättra och förfina innehållet för användarna av våra webbplatser.

Du kan läsa mer om användningen av cookies via den här länken.

För varje besök på webbplatsen - oavsett om det redan finns en cookie - registrerar vi din typ av webbläsare, ditt operativsystem, din värd och webbadresserna på de sidor du vill komma åt. Dessa uppgifter används i en omfattande och anonym form för statistisk analys av den allmänna användningen av webbplatsen.

5. Förfrågningar från webbplatsen

När du skickar en fråga via webbplatsen – t ex från ett kontaktformulär – registrerar vi ditt namn, ditt företag, ditt telefonnummer och din e-postadress.

Informationen används för att kunna behandla din förfrågan på bästa sätt.

Informationen (namn, företagsnamn, telefonnummer och e-postadress) registreras i Soteas system - inklusive vårt CRM-system.

Soteas anställda har tillgång till informationen.

6. Nyhetsbrev

När du registrerar dig för Soteas nyhetsbrev registreras följande information: namn, företag och e-postadress.

Genom att prenumerera på Soteas nyhetsbrev samtycker du till att Sotea behandlar din personliga information, inklusive ditt namn, e-postadress och ytterligare information i enlighet med tillämplig lag, i det enda syftet att ta emot nyhetsbrev och marknadsföringsmaterial.

Den information du anger (namn, företagsnamn och e-postadress) registreras i Soteas system - inklusive vårt CRM-system och vårt nyhetsbrevsystem.

Soteas anställda har tillgång till informationen.

Du kan när som helst avbryta genom att avregistrera dig från nyhetsbrevet genom att klicka på en länk i nyhetsbrevet. Din information lagras sedan i 24 månader innan den raderas. Vi gör detta för att säkerställa att vi inte senare skickar information till dig när du har avslutat prenumerationen på nyhetsbrevet.

7. Anmälan till seminarier och evenemang

När du registrerar dig för seminarier och andra evenemang registrerar vi följande information: ditt namn, ditt företag, ditt telefonnummer och din e-postadress.

Vi behöver bland annat använda informationen för att planera seminariet och veta exakt antal deltagare. Informationen kommer också att användas för uppföljning vid det aktuella seminariet om vi till exempel vill skicka utvärderingar och material från seminariet.

Informationen (namn, företagsnamn, telefonnummer och e-postadress) registreras i Soteas system - inklusive vårt CRM-system.

Soteas anställda har tillgång till informationen.

När du väl har registrerat dig för ett seminarium eller annat evenemang på Sotea accepterar du också att bilder från seminariet eller evenemanget kan användas för att marknadsföra Sotea på t ex sociala media.

Information om namn och företag kan delas med andra deltagare på seminariet.

8. Nedladdning av material

När du laddar ner material – t ex e-böcker - registrerar vi följande information: ditt namn, ditt företag och din e-postadress.

Vi använder informationen för att marknadsföra Soteas tjänster i den mån du ger tillstånd för detta.

Informationen (namn, företagsnamn och e-postadress) registreras i Soteas system - inklusive vårt CRM-system.

Soteas anställda har tillgång till informationen.

9. Skapa konto i Soteas webbshop

När du registrerar dig för Soteas webbshop registrerar vi följande information:

Företagsnamn
Organisationsnummer
Ditt namn
Leveransdress
Faktureringsadress
Ditt telefonnummer
Din e-postadress

Vi behöver informationen för att hantera betalningar och inköp - inklusive sändning av orderbekräftelse, hantering av betalning för beställda produkter, leverans av order, rådgivning om leverans och hantering av klagomål och garantifrågor angående köpta produkter och tjänster.

Informationen används också för att säkerställa att du skickar relevant information om de produkter och tjänster som Sotea säljer, bjuder in dig till evenemang och tävlingar och bjuder in dig att delta i kundundersökningar.

Informationen du anger överförs elektroniskt från vår webbshop till vårt finansiella system, där den är registrerad som kundinformation och utgör grunden för fakturering och leverans av din beställning.

När beställningen görs skickas ett e-postmeddelande med en kopia av beställningen till vår avdelning som heter "Produktförsäljning", som hanterar och behandlar beställningen.

Informationen överförs också till relevanta system på Sotea - inklusive vårt CRM-system.

Enligt bokföringslagen har vi en skyldighet att lagra information och kuponger om handel med våra kunder i 5 år. Detta är vanligt för alla företag i Danmark och Sverige.

Soteas anställda har tillgång till informationen.

10. Behandling av ansökningar

När du ansöker om en anställning hos Sotea via webbplatsen behandlar vi ditt namn, din adress, din e-postadress, ditt telefonnummer och de dokument du laddar upp i ansökningsprocessen.

Vi använder din information för att kunna bedöma om du har kvalifikationer för att inneha den tjänst du söker. Vi kan använda informationen för att bedöma om du har behörighet att inneha andra befattningar på Sotea.

Dina uppgifter kommer att behandlas konfidentiellt. Endast HR och relevanta anställningspersoner har tillgång till de personuppgifter som du registrerar. Personuppgifter kommer endast att samlas in, behandlas och användas i syfte att utvärdera din ansökan om en viss position.

Informationen du anger registreras i Soteas system - inklusive vårt HR-system.

Din personliga information lagras i 6 månader innan den raderas från Sotea A/S och Sotea AB. Om vi vill lagra din personliga information längre än så kommer vi att be om ditt samtycke igen.

11. Hur länge behåller vi din information?

Informationen sparas så länge som är nödvändigt för att uppfylla det syfte för vilket informationen behandlas.

Information kan lagras längre om det är nödvändigt att fastställa, försvara eller hävda rättsliga anspråk, t ex om det pågår en tvist eller om en rapport om en olaglig handling har lämnats till polismyndigheterna. Vi granskar regelbundet vår information och tar bort personlig information som inte längre behövs.

12. Säkerhet

Sotea och våra partners tillämpar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa integriteten och sekretessen för behandlingen av personuppgifter.

13. Underleverantörer

I vissa fall använder Sotea underleverantörer. Vi använder till exempel leverantörer av system för att skicka ut nyhetsbrev och externa konsulter som ger oss råd i samband med analys- och marknadsföringsuppgifter.

Sotea ingår databehandlingsavtal med våra externa partners för att säkerställa att informationen endast behandlas enligt våra instruktioner och att nödvändig säkerhet finns.

I vissa fall kan din personliga information överföras till andra länder utanför EU / EES - främst USA.

Vi använder endast underleverantörer i USA som är certifierade enligt Privacy Shield-avtalet som ingåtts mellan USA och Europeiska unionen. USA betraktas som ett land med en adekvat skyddsnivå och är därmed på Sveriges och Danmarks dataskyddsmyndighets lista över säkra länder. Läs mer om Privacy Shield-avtal.

Du kan begära en lista över underleverantörer genom att skriva till info@sotea.dk.

14. Dina rättigheter

Du har rätt att få tillgång till den information vi behandlar om dig.

Du har rätt att få felaktig information som vi har om dig korrigerad.

Du har rätt att få din information raderad från oss och våra underleverantörer (förutsatt att vi har utbytt informationen med sådana). Du kan utöva denna rättighet genom att skriva ett mejl till info@sotea.dk.

Vi kommer sedan att radera din information och meddela våra underleverantörer (om vi har utbytt information med en sådan) att informationen måste raderas.

Du har rätt att begränsa vår behandling av information om dig.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.

I vissa fall har du rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter. Du kan också invända mot behandlingen av din information för direktmarknadsföring.

Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta Sotea via e-post info@sotea.dk.

Du har rätt att klaga till den danska dataskyddsmyndigheten om vår behandling av personuppgifter. Se www.datatilsynet.dk.

Senast uppdaterad 19. december 2018