Visste du att det är möjligt att hålla webbinarier via Microsoft Teams?

Webbinarium i Teams 

Webbseminarier i Teams fungerar i mångt och mycket på samma sätt som vanliga videokonferenser i Teams. Det innebär att du kan välja att antingen parkera deltagarna i lobbyn eller låta dem ha "fri" tillgång. 

Det smarta med att placera deltagarna i lobbyn är att du alltid vet vem du har släppt in, och att du kan se om antalet deltagare matchar antalet som är anmälda till ditt webbinarium. Det som inte är så bra är att du kan bli störd under tiden. Därför är det en bra idé att ha en medpresentatör som kan hjälpa dig med det. 

Det kan till exempel vara en arrangör som sitter bakom sin skärm och ser till att tekniken fungerar. Då kan du presentera utan att behöva hålla koll på de bitarna. Arrangören kan också se chattmeddelanden och annat och kan gå in i mötet om det finns en viktig fråga att lyfta. 

Du har möjlighet som standard att välja om deltagarnas kameror och mikrofoner ska slås på eller stängas av när de klickar in sig till webbinariet. 

Det är även ett bra verktyg som ger dig möjlighet att skapa en specifik landningssida för ett registreringsformulär. Det ger dig också en länk som du kan infoga i t ex ett mailflow i ditt e-postsystem så att deltagarna kan komma åt webbseminariet när det körs. 

Som arrangör eller värd har du också möjlighet att spela in webbinariet vilket är en bra idé om du vill skicka ut det till deltagarna efteråt. 

Sedan skapas ditt Microsoft Teams-webbseminarium

Ditt webbseminarium är redan förberett och klart direkt från start, men naturligtvis finns det några justeringar du kan göra inne i webbseminariet – vi går igenom dessa nedan:

1. Ändra namn på webbseminariet 
2. Bjud in ytterligare presentationsvärdar
3. Ställ in datum och tid
4. Lägg till plats – det kan t ex vara ett mötesrum som ska bokas för ändamålet 
5. Beskriv webbinariet
6. "Inställningar för svar" – här kan du välja om du vill begära svar och om det är tillåtet att vidarebefordra webbinariet till andra utan ditt samtycke
7. "Kräv registration" – här kan du välja att "ingen" får delta, "personer i din organisation" kan delta eller att webbinariet är "för alla" så att alla med länk kan delta i ditt webbinarium.

Du har också möjlighet att skapa ett registreringsformulär. Högst upp finns ett fält som säger: "Vill du att dina deltagare ska anmäla sig till det här webbinariet?" Här har du möjlighet att visa ett registreringsformulär där du kan ladda upp en bild, skriva en titel och göra en beskrivning. Som standard finns det tre fält – förnamn, efternamn och e-postadress. Du har möjlighet att lägga till ytterligare fält om du tycker att det behövs. Du kan också lägga till presentatörer. 

När du är redo kan du spara webbinariet. Om du öppnar det igen ser du att en länk har skapats som du kan kopiera. Det är den direkta länken till själva webbseminariet, som du kan använda om du till exempel vill att personer ska registrera sig för ditt evenemang via mail, Active Campaign eller liknande.